SDM DAN ORGANISASI
Mengelola
SDM dalam organisasi sangatlah penting. Dimana SDM sangat dibutuhkan dalam
suatu organisasi untuk sebuah kemajuan organisasi tersebut. Sumber daya manusia
dalam suatu organisasi merupakan penentu yang sangat penting bagi keefektifan
berjalannya kegiatan di dalam organisasi. Keberhasilan dan kinerja seseorang
dalam suatu bidang pekerjaan banyak ditentukan oleh tingkat kompetensi,
profesionalisme dan juga komitmennya terhadap bidang pekerjaan yang
ditekuninya. Sebuah organisasi dituntut untuk mampu meningkatkan kualitas
sumber daya manusia yang ada.
I.
Struktur Organisasi
Struktur Organisasi
adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian baik secara posisi maupun
tugas yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk
mencapai suatu tujuan. Ada beberapa macam struktur organisasi, diantaranya adalah :
-
Struktur organisasi fungsional
Struktur Organisasi Fungsional adalah organisasi yang susunannya
berdasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut.Pada
organisasi ini pemimpin berhak memerintahkan semua para karyawan nya, selama
masih dalam hubungan pekerjaan. Sehingga seorang pekerja dapat saja diperintah
oleh lebih dari satu pimpinan sesuai dengan keahiannya.
Ciri-ciri struktur organisasi fungsional adalah :
a.
Organisasi kecil
b.
terdapat kelompok-kelompok kerja staff ahli
c.
Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
d.
Target yang hendak dicapai jelas dan pasti
e.
Pengawasan dilakukan secara ketat
Kelebihan struktur organisasi
fungsional :
a.
Efisiensi melalui spesialisasi
b.
Komunikasi dan jaringan keputusannya relatif sederhana
c.
Mempertahankan
tingkat pengendalian strategi pada level manajemen puncak
d.
Dapat
mendelegasi keputusan operasional sehari-hari
e.
Mempermudah
pengukuran output dan hasil dari setiap fungsi
Kekurangan struktur
organisasi fungsional :
a.
Menyebabkan
spesialisasi yang sempit
b.
Dapat
mendorong timbulnya persaingan dan konflik antar fungsi
c.
Mengakibatkan
sulitnya koordinasi di antara bidang-bidang fungsional
d.
Dapat
menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi
e.
Identifikasi
karyawan dengan kelompok spesialis dapat membuat perubahan menjadi sulit
f.
Membatasi
pengembangan keterampilan manajer yang lebih luas
Struktur organisasi divisional
Struktur
organisasi divisional adalah jenis struktur yang berdasarkan divisi yang
berbeda dalam suatu organisasi. Struktur organisasi divisional dibagi
kedalam:
a.
Struktur
produk
struktur
sebuah produk berdasarkan pada pengelolaan karyawan dan kerja yang berdasarkan
jenis produk yang berbeda. Jika perusahaan memproduksi tiga jenis produk yang
berbeda, mereka akan memiliki tiga divisi yang berbeda untuk produk tersebut .
b.
Struktur
pasar
struktur
pasar digunakan untuk mengelompokkan karyawan berdasarkan pasar tertentu yang
dituju oleh perusahaan. Sebuah perusahaan bisa memiliki 3 pangsa pasar yang
digunakan dan berdasarkan struktur ini, maka akan membedakan divisi dalam
struktur.
c.
Struktur
geografis
organisasi
besar memiliki kantor di tempat yang berbeda, misalnya ada zona utara, zona
selatan, barat, dan timur. Struktur organisasi mengikuti struktur zona wilayah.
Kelebihan struktur organisasi
divisional :
a.
Koordinasi
antarfungsi menjadi lebih mudah dan cepat
b.
Mempunyai
fleksibilitas pada struktur perusahaan
c.
Spesialisasi
pada setiap divisi dapat dipertahankan
d.
Kesempatan
karir lebih terbuka
e.
Menimbulkan
kompetisi di dalam organisasi
f.
Beban rutin
CEO berkurang sehingga mempunyai waktu untuk keputusan strategis
Kekurangan struktur organisasi
divisional :
a.
Menambah
biaya karena adanya duplikasi karyawan, operasi, dan investasi
b.
Kompetisi
disfungsional antardivisi bisa mengurangi kinerja perusahaan secara keseluruhan
c.
Kesulitan
dalam mempertahankan citra perusahaan
d.
Terlalu
menekankan pada kinerja jangka pendek
Struktur organisasi matriks.
Struktur
organisasi matriks digunakan untuk memudahkan pengembangan pelaksanaan beragam
program atau proyek. Setiap departemen dikepalai oleh vice precident yang
mempunyai tanggungjawab fungsional bagi seluruh proyek. Sedangkan setiap
manajer proyek mempunyai project responsibility untuk penyelesaian dan
implementasi strategi.
Kelebihan struktur organisai
matriks :
a.
Sesuai untuk
beban kerja yang fluktuatif
b.
Tujuan
proyek menjadi lebih jelas
c.
Memungkinkan
untuk merespon pada beberapa sektor lingkungan secara serentak
Kekurangan struktur organisasi
matriks :
a.
Strukturnya
sangat rumit
b.
Biaya
relatif tinggi
c.
Memungkinkan
timbulnya dualisme kepemimpinan
d.
Relatif
sulit karena terdapat kepentingan ganda sehingga memerlukan koordinasi kuat
II. Deskripsi
dan Spesifikasi Tugas
Sebuah deskripsi jabatan
merupakan satu pernyataan tertulis tentang apa yang sesungguhnya dilakukan
pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah
pekerjaan itu dijalankan. Deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang
suatu jabatan, akan tetapi juga menjelaskan lebih lanjut tentang
tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan sebagainya.
Dengan demikian, diharapkan
setiap karyawan/pegawai yang memangku jabatan tersebut akan memahami
batas-batas antara lain dari tugas-tugas, tanggung jawab serta wewenangnya. Hal
ini tentu untuk menghindari terjadinya overlapping antara jabatan yang satu
dengan jabatan yang lainnya. Agar deskripsi jabatan yang dibuat dapat merupakan
landasan atau pedoman pelaksanaan tugas secara efektif dan efisien, maka
deskripsi jabatan yang dibuat haruslah sedemikian rupa sehingga tidak terjadi
penetapan tugas-tugas antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain dapat
menimbulkan kesimpangsiuran atau overlapping.
Oleh karena itu, maka
penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu jabatan tertentu tidak lepas dari
format standar yang harus dipenuhi.
Walaupun tidak terdapat
format standar yang baku dan berlaku untuk semua organisasi, namun secara umum
deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut:
-
Identifikasi jabatan. Bagian identifikasi
jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode jabatan, tanggal
analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.
-
Ringkasan jabatan. Ringkasan jabatan
hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu berupa fungsi dan
kegiatan utamanya.
-
Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban.
Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian
lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung
jawab serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.
-
Wewenang dari pemegang jabatan. Bagian ini
menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan
keputusannya dan batas-batas penganggarannya.
-
Standar kinerja. Bagian ini menetapkan
standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karywan pada masing-masing
tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan.
-
Kondisi kerja. Deskripsi jabatan juga akan
merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan. Misalnya, masalah
kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam ruang pekerjaan.
Spesifikasi
jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan
factor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko : 1 996). Di dalam spesifikasi
jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk
menjalankan pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan
pekerjaan yang jelas yang diikuti oleh kualifikasi definitive yang dibutuhkan
dari calon yang memangku jabatan itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan
fisik, pengetahuan dan kecakapan, status, jenis kelamin, umur, pengalaman, dan
karakter.
III. Sistem
Penggajian
Masalah
Gaji/Pendapatan/Imbalan Kerja bagi Karyawan merupakan hal yang sensitif dan berpengaruh
langsung pada produktivitas kerja individu. Bagi Perusahaan, sistem gaji yang
telah ada bukan semata-mata hanya untuk memenuhi Peraturan Pemerintah dalam
kaitannya dengan Upah Minimum Regional (UMR), tetapi yang lebih penting lagi
yaitu untuk menciptakan keseimbangan/ fairnesses antara apa yang diberikan
Karyawan pada Perusahaan diimbangi oleh apa yang diberikan Perusahaan untuk
Karyawannya. Hal ini tampaknya sederhana, tetapi dalam prakteknya sangatlah
sulit, terlebih lagi bila Perusahaan belum memiliki Sistem Gaji yang mengacu
pada obyektivitas beban kerja (work load) bagi para karyawannya.
Apabila Perusahaan telah
memiliki Sistem Gaji melalui pendekatan metode tertentu yang bersifat
kuantitatif, akan sangat membantu bagi peyelenggaraan pemeliharaan SDM. Namun
pada kenyataannya banyak metode kuantitatif yang ditawarkan dan setelah
diterapkan tetap menimbulkan masalah bagi Perusahaan. Hal ini biasanya timbul
karena metode tersebut kurang sesuai dengan karakteristik lingkungan Perusahaan
yang ada di Indonesia dimana faktor-faktor yang berkaitan dengan masa kerja dan
pengakuan terhadap pengalaman kurang dipertimbangkan.
Selain itu aspek
perlindungan dan kesejahteraan seperti pemberian asuransi, program pensiun yang
umumnya diberikan Perusahaan dan dikelola oleh Instansi lain, memiliki
kaidahkaidah yang telah diatur oleh Perundangan Ketenagakerjaan tetapi tidak
selaras dengan sistem gaji yang dianut oleh Perusahaan. Untuk itu adalah sangat
bermanfaat bila Perusahaan menerapkan Sistem Gaji yang komprehensif, baik dari
sisi aturan Pemerintah maupun untuk menciptakan kepastian dan kewajaran/fairnesses
bagi Karyawannya serta setara untuk jenis dan skala Perusahaan yang serupa.
ref :
http://repository.binus.ac.id/content/A0172/A017299334.ppt
http://arnie0307.blogspot.com/2011/11/pentingnya-sdm-dalam-sebuah-organisasi.html
