SDM DAN ORGANISASI

SDM DAN ORGANISASI

          Mengelola SDM dalam organisasi sangatlah penting. Dimana SDM sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi untuk sebuah kemajuan organisasi tersebut. Sumber daya manusia dalam suatu organisasi merupakan penentu yang sangat penting bagi keefektifan berjalannya kegiatan di dalam organisasi. Keberhasilan dan kinerja seseorang dalam suatu bidang pekerjaan banyak ditentukan oleh tingkat kompetensi, profesionalisme dan juga komitmennya terhadap bidang pekerjaan yang ditekuninya. Sebuah organisasi dituntut untuk mampu meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang ada.

I.         Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian baik secara posisi maupun tugas yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai suatu tujuan. Ada beberapa macam struktur organisasi, diantaranya adalah :

-           Struktur organisasi fungsional

Struktur Organisasi Fungsional adalah organisasi yang susunannya berdasarkan atas fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut.Pada organisasi ini pemimpin berhak memerintahkan semua para karyawan nya, selama masih dalam hubungan pekerjaan. Sehingga seorang pekerja dapat saja diperintah oleh lebih dari satu pimpinan sesuai dengan keahiannya.

Ciri-ciri struktur organisasi fungsional adalah :

a.         Organisasi kecil

b.        terdapat kelompok-kelompok kerja staff ahli

c.         Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas

d.        Target yang hendak dicapai jelas dan pasti

e.         Pengawasan dilakukan secara ketat 

           

Kelebihan struktur organisasi fungsional :

a.         Efisiensi melalui spesialisasi

b.        Komunikasi dan jaringan keputusannya relatif sederhana

c.         Mempertahankan tingkat pengendalian strategi pada level manajemen puncak

d.        Dapat mendelegasi keputusan operasional sehari-hari

e.         Mempermudah pengukuran output dan hasil dari setiap fungsi

Kekurangan struktur organisasi fungsional :

a.         Menyebabkan spesialisasi yang sempit

b.        Dapat mendorong timbulnya persaingan dan konflik antar fungsi

c.         Mengakibatkan sulitnya koordinasi di antara bidang-bidang fungsional

d.        Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi

e.         Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis dapat membuat perubahan menjadi sulit

f.          Membatasi pengembangan keterampilan manajer yang lebih luas

Struktur organisasi divisional

Struktur organisasi divisional  adalah jenis struktur yang berdasarkan divisi yang berbeda dalam suatu organisasi.  Struktur organisasi divisional dibagi kedalam:

a.         Struktur produk

struktur sebuah produk berdasarkan pada pengelolaan karyawan dan kerja yang berdasarkan jenis produk yang berbeda. Jika perusahaan memproduksi tiga jenis produk yang berbeda, mereka akan memiliki tiga divisi yang berbeda untuk produk tersebut .

b.        Struktur pasar

struktur pasar digunakan untuk mengelompokkan karyawan berdasarkan pasar tertentu yang dituju oleh perusahaan. Sebuah perusahaan bisa memiliki 3 pangsa pasar yang digunakan dan berdasarkan struktur ini, maka akan membedakan divisi dalam struktur.

c.         Struktur geografis

organisasi besar memiliki kantor di tempat yang berbeda, misalnya ada zona utara, zona selatan, barat, dan timur. Struktur organisasi mengikuti struktur zona wilayah.

Kelebihan struktur organisasi divisional :

a.         Koordinasi antarfungsi menjadi lebih mudah dan cepat

b.        Mempunyai fleksibilitas pada struktur perusahaan

c.         Spesialisasi pada setiap divisi dapat dipertahankan

d.        Kesempatan karir lebih terbuka

e.         Menimbulkan kompetisi di dalam organisasi

f.          Beban rutin CEO berkurang sehingga mempunyai waktu untuk keputusan strategis

Kekurangan struktur organisasi divisional :

a.         Menambah biaya karena adanya duplikasi karyawan, operasi, dan investasi

b.        Kompetisi disfungsional antardivisi bisa mengurangi kinerja perusahaan secara   keseluruhan

c.         Kesulitan dalam mempertahankan citra perusahaan

d.        Terlalu menekankan pada kinerja jangka pendek

Struktur organisasi matriks.

Struktur organisasi matriks digunakan untuk memudahkan pengembangan pelaksanaan beragam program atau proyek. Setiap departemen dikepalai oleh vice precident yang mempunyai tanggungjawab fungsional bagi seluruh proyek. Sedangkan setiap manajer proyek mempunyai project responsibility untuk penyelesaian dan implementasi strategi.

Kelebihan struktur organisai matriks :

a.         Sesuai untuk beban kerja yang fluktuatif

b.        Tujuan proyek menjadi lebih jelas

c.         Memungkinkan untuk merespon pada beberapa sektor lingkungan secara serentak

Kekurangan struktur organisasi matriks :

a.         Strukturnya sangat rumit

b.        Biaya relatif tinggi

c.         Memungkinkan timbulnya dualisme kepemimpinan

d.        Relatif sulit karena terdapat kepentingan ganda sehingga memerlukan koordinasi kuat

II.       Deskripsi dan Spesifikasi Tugas

Sebuah deskripsi jabatan merupakan satu pernyataan tertulis tentang apa yang sesungguhnya dilakukan pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah pekerjaan itu dijalankan. Deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang suatu jabatan, akan tetapi juga menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan sebagainya.

Dengan demikian, diharapkan setiap karyawan/pegawai yang memangku jabatan tersebut akan memahami batas-batas antara lain dari tugas-tugas, tanggung jawab serta wewenangnya. Hal ini tentu untuk menghindari terjadinya overlapping antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya. Agar deskripsi jabatan yang dibuat dapat merupakan landasan atau pedoman pelaksanaan tugas secara efektif dan efisien, maka deskripsi jabatan yang dibuat haruslah sedemikian rupa sehingga tidak terjadi penetapan tugas-tugas antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain dapat menimbulkan kesimpangsiuran atau overlapping.

Oleh karena itu, maka penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu jabatan tertentu tidak lepas dari format standar yang harus dipenuhi.

Walaupun tidak terdapat format standar yang baku dan berlaku untuk semua organisasi, namun secara umum deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut:

-           Identifikasi jabatan. Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.

-           Ringkasan jabatan. Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu berupa fungsi dan kegiatan utamanya.

-           Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban. Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.

-           Wewenang dari pemegang jabatan. Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya.

-           Standar kinerja. Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karywan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan.

-           Kondisi kerja. Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam ruang pekerjaan.

Spesifikasi jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan factor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko : 1 996). Di dalam spesifikasi jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oleh kualifikasi definitive yang dibutuhkan dari calon yang memangku jabatan itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan fisik, pengetahuan dan kecakapan, status, jenis kelamin, umur, pengalaman, dan karakter.

III.     Sistem Penggajian

Masalah Gaji/Pendapatan/Imbalan Kerja bagi Karyawan merupakan hal yang sensitif dan berpengaruh langsung pada produktivitas kerja individu. Bagi Perusahaan, sistem gaji yang telah ada bukan semata-mata hanya untuk memenuhi Peraturan Pemerintah dalam kaitannya dengan Upah Minimum Regional (UMR), tetapi yang lebih penting lagi yaitu untuk menciptakan keseimbangan/ fairnesses antara apa yang diberikan Karyawan pada Perusahaan diimbangi oleh apa yang diberikan Perusahaan untuk Karyawannya. Hal ini tampaknya sederhana, tetapi dalam prakteknya sangatlah sulit, terlebih lagi bila Perusahaan belum memiliki Sistem Gaji yang mengacu pada obyektivitas beban kerja (work load) bagi para karyawannya.

Apabila Perusahaan telah memiliki Sistem Gaji melalui pendekatan metode tertentu yang bersifat kuantitatif, akan sangat membantu bagi peyelenggaraan pemeliharaan SDM. Namun pada kenyataannya banyak metode kuantitatif yang ditawarkan dan setelah diterapkan tetap menimbulkan masalah bagi Perusahaan. Hal ini biasanya timbul karena metode tersebut kurang sesuai dengan karakteristik lingkungan Perusahaan yang ada di Indonesia dimana faktor-faktor yang berkaitan dengan masa kerja dan pengakuan terhadap pengalaman kurang dipertimbangkan.

Selain itu aspek perlindungan dan kesejahteraan seperti pemberian asuransi, program pensiun yang umumnya diberikan Perusahaan dan dikelola oleh Instansi lain, memiliki kaidahkaidah yang telah diatur oleh Perundangan Ketenagakerjaan tetapi tidak selaras dengan sistem gaji yang dianut oleh Perusahaan. Untuk itu adalah sangat bermanfaat bila Perusahaan menerapkan Sistem Gaji yang komprehensif, baik dari sisi aturan Pemerintah maupun untuk menciptakan kepastian dan kewajaran/fairnesses bagi Karyawannya serta setara untuk jenis dan skala Perusahaan yang serupa.

 ref :

 http://repository.binus.ac.id/content/A0172/A017299334.ppt
http://arnie0307.blogspot.com/2011/11/pentingnya-sdm-dalam-sebuah-organisasi.html